Некоторые предприниматели думают, что с развитием ЭДО и онлайн-сервисов, бумажные документы уходят в прошлое. Но это не так. Бумага все еще играет важную роль и есть государственные требования к способам хранения документации. Рассказываем, как правильно организовать этот процесс.
Почему бумажные документы актуальны?
Про электронный документооборот говорят много, но он не может на 100% покрыть запросы предпринимателей. Главная причина — большинству просто не нужен ЭДО. Это дополнительные расходы на оборудование и оплату тарифов. А если можно справиться без этого, то зачем лишние затраты?
Также есть причины, которые подробно разобраны в нашей статье. Поэтому в ближайшие десятилетия бумажные документы сохранят важность. И надо знать, как их правильно хранить.
Почему нужно хранить бумажные документы?
Документы накладывают ответственность. Контролирующие органы могут запросить информацию через несколько лет после работы. Можно выделить 3 момента важности хранения:
Ответственность перед сотрудниками. Если фирма закрывается через пару месяцев после начала деятельности, то папки с документами нельзя выбросить на свалку. По закону кадровые документы хранятся до 50-75 лет. При ликвидации компании их обязательно сдают в архив. Представьте, что человек работал на вас 3 года. Потом перешел в другую компанию. Через некоторое время ему нужно подтвердить трудовой стаж и не хватает каких-то документов. Нужно показать, что он работал на вас, получал зарплату, за него делались страховые отчисления. И будет плохо, если документы утеряны.
Ответственность перед контрагентами. Для предпринимателей документы имеют финансовое значение. В течение трех лет после финансовой сделки, юридическому лицу могут предъявить задолженность. Например, вы закрыли ИП. Документы разбросаны по ящикам, в автомобиле или выкинуты во время уборки.
Электронные документы проще принимать в одном месте
«1С:Клиент ЭДО» — сервис электронного обмена первичными документами, в облаке 1С:Фреш. Лицензия, подписка и техподдержка на нас. 30 дней бесплатно.
Начать бесплатноКонтрагенты не разобрались в своих документах и решают, что вы им должны деньги. Они подают в суд. Фирма уже 2 года не функционирует, бумаги утеряны, а вы не помните подробностей сделок. Если не покажете накладные, акты, счета-фактуры, то не докажете отсутствие долга. Придется платить. Бухгалтерские документы нужно хранить в течение 5 лет после окончания отчетного года, в котором составлен документ.
Обязанности перед ФНС. К вам может прийти выездная проверка. Налоговая имеет право проверить 3 предыдущих года, а также потребовать документы, подтверждающие правильность начисления налогов. Если их нет, то вам могут доначислить налоги и пени. Документы по налоговому учету должны храниться в течение 4 лет.
Как хранить документы?
Для начала поставьте себе правило относиться к ним серьезно. Все виды бумаг должны быть оформлены и подписаны. Ставьте сотрудникам KPI, что любая документация по их работе должна быть в порядке. Если требования не выполняются, то штрафуйте.
Все бумаги подшивайте и складывайте в папки. Если фирма проходит процесс ликвидации, то найдите способ хранения бумаг. Это должно быть место, в котором они не испортятся.
Если не хранить документы, то можно нарваться на административное нарушение. Должностных лиц штрафуют на сумму от 2500 до 5000 рублей, а юридические лица от 200 000 до 300 000 рублей.
