В графике отпусков прописано, когда сотрудники компании будут уходить в ежегодный оплачиваемый отпуск. Работодатель должен утвердить его минимум за 14 дней до нового года.
Закон не отвечает однозначно на вопрос, нужно ли знакомить сотрудников с порядком отпусков. Разногласия возникают оттого, что сам график имеет двойственную природу:
- он считается первичным документом (используется для учета кадров);
- он обладает признаками локального нормативного акта (ЛНА), так как регулирует трудовую деятельность.
По закону работодатель обязан знакомить работников под подпись с ЛНА, которые касаются их труда. Роструд и Минтруд в своих письмах подтверждают, что это требование касается и графика отпусков.
Судебная практика показывает, что предприятие может столкнуться со штрафами, если персонал своевременно не ознакомят с порядком отпусков. Судьи признают данный документ ЛНА, а значит, требуют, чтобы работники ставили подпись об ознакомлении.
Как правильно ознакомить сотрудников?
Закон не содержит строгих требований к процедуре, поэтому работодатель может действовать по своему усмотрению:
- сделать в графике отдельную графу для подписи;
- подготовить лист ознакомления (в нем каждый работник ставит подпись напротив своих ФИО и должности);
- оформить акт об отказе от ознакомления, если работник не хочет подписывать документ;
- использовать электронные системы документооборота (например, платформу «Работа в России»).
Некоторые эксперты считают, что график отпусков – это первичный учетный документ, а не ЛНА, поэтому собирать подписи сотрудников под ним необязательно. Такой точки зрения придерживаются Минтруд и Роструд. Однако судебная практика и последние разъяснения контролирующих органов подтверждают обратное.
Чтобы избежать споров и штрафов, безопаснее ознакомить работников с графиком отпусков и получить их подписи. Это поможет избежать конфликтов, если сотрудник внезапно решит уйти в отпуск в неподходящее для компании время или заявит, что его права нарушены.